Utama > Carta Organisasi PERMAD 2019

22-Apr-2019

SKOP TUGASAN MAJLIS TERTINGGI & exco-exco PERSATUAN

1) Yang Di Pertua (YDP)
• Mengurus dan mentadbir persatuan secara keseluruhan.
• Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat persatuan.
• Membuat keputusan dalam mesyuarat agung.
• Merancang dan menyelia aktiviti persatuan.
• Mewakili persatuan dalam mesyuarat bersama pihak atasan.
• Meluluskan dan menandatangani kertas kerja serta minit mesyuarat program atau persatuan.
• Memantau gerak kerja exco-exco dan majlis tertinggi dalam persatuan.
• Meluluskan segala pinjaman barang-barang hak milik persatuan dan kebenaran penggunaan bilik gerakan.
• Mengetahui status kewangan persatuan.
• Membantu MPP dalam menguruskan hal ehwal pelajar dan akademik di peringkat fakulti.
• Memastikan kesempurnaan pentadbiran secara keseluruhan.
• Memastikan kebajikan ahli persatuan dipantau dan dijaga dengan baik.

 

 


2) Timbalan Yang Di Pertua (TYDP)
• Membantu melaksanakan tugas YDP dalam persatuan.
• Memangku jawatan YDP sewaktu ketiadaannya.
• Membantu YDP memantau hal-hal pentadbiran persatuan.
• Membantu YDP memantau aktiviti-aktiviti dan program-program persatuan.
• Membantu menjaga hal ehwal kebajikan ahli persatuan.
• Membantu MPP dalam menguruskan hal ehwal pelajar dan akademik di peringkat fakulti.
• Membantu memastikan kesempurnaan pentadbiran secara keseluruhan.
• Membantu memantau segala gerak kerja exco-exco dan majlis tertinggi dalam persatuan.
• Meluluskan segala pinjaman barang-barang hak milik persatuan & kebenaran penggunaan bilik gerakan.
• Mengetahui status kewangan persatuan.
• Membantu merancang dan menyelia aktiviti persatuan.
• Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat persatuan semasa ketiadaan YDP.

 

3) Naib Yang Di Pertua (NYDP)
• Memangku jawatan YDP/TYDP ketika ketiadaan mereka atau apabila diperlukan.
• Membantu dan bekerjasama dengan YDP/TYDP ketika dalam menjalankan tugas.
• Menjalankan tugas-tugas yang diberikan oleh YDP dan TYDP.
• Mengetuai mesyuarat exco dengan keizinan YDP/TYDP semasa ketiadaan mereka.
• Menjaga hal ehwal pelajar.
• Membimbing dan memantau tugas-tugas setiap timbalan exco.


4) Setiausaha Agung (SUA)
• Mencatat minit mesyuarat semasa mesyuarat persatuan.
• Menyiapkan laporan minit mesyuarat persatuan.
• Mengemaskini dan menyemak fail setiap exco.
• Menyimpan semua maklumat dan data-data ahli persatuan.
• Menyemak laporan setiap program persatuan.
• Mengemaskini nombor rujukan surat-surat yang dikeluarkan oleh persatuan dan program yang dijalankan.
• Mengemaskini surat-surat keluar masuk dan e-mel yang diterima.
• Menyemak borang-borang atau buku pinjaman peralatan dan penggunaan bilik gerakan dari semasa ke semasa.
• Menyemak laporan aktiviti setiap exco dari semasa ke semasa.
• Membantu dan mengingatkan YDP dan NYDP dalam mencatat dan mengemaskini maklumat penting di peringkat kampus, fakulti atau persatuan.
• Mengikuti setiap mesyuarat dengan pihak atasan dan mencatat minit mesyuarat.
• Menerima laporan bulanan daripada setiap exco.

 

5) Timbalan Setiausaha Agung (TSUA)
• Membantu tugasan-tugasan SUA di peringkat persatuan, fakulti dan kampus.
• Mengambil alih tugasan-tugasan SUA di peringkat persatuan, fakulti dan kampus semasa ketiadaannya.

 

 6) Bendahari Kehomat (BK)
• Bertanggungjawab dalam menguruskan kewangan persatuan.
• Menerima dan menjaga kewangan serta membuat pembayaran mengikut arahan Majlis Tertinggi.
• Menyediakan penyata kewangan dan menyimpan segala resit-resit kewangan bagi memudahkan pelajar melakukan tuntutan.
• Menyelenggarakan dan menyimpan akaun-akaun persatuan dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sempurna dan teratur supaya boleh diperiksa pada bila-bila masa.
• Menyediakan penyata kewangan tahunan yang telah di audit untuk semakan Majlis Tertinggi persatuan.
• Menjalankan sebarang tugas lain yang ditentukan oleh Majlis Tertinggi dari semasa ke semasa.

 

7) Timbalan Bendahari Kehormat (TBK)
• Membantu tugas-tugas BK di peringkat persatuan, fakulti dan kampus.
• Mengambil alih tugas BK apabila ketiadaannya di kampus.

 

8) Exco Hal Ehwal Mahasiswa & Pendidikan (HELWA)
• Menjaga hal ehwal dan kebajikan setiap mahasiswa di kolej.
• Bertanggungjawab menyimpan semua maklumat dan data mengenai peraturan akademik. (bergabung dengan Exco Tadbir & Perhubungan Luar)
• Bertanggungjawab dalam mengemaskini dan menyampaikan maklumat mengenai hal ehwal akademik di dalam kolej mahupun luar kolej kepada para mahasiswa.
• Bertanggungjawab menyimpan dan mengumpulkan soalan-soalan setiap madah pada setiap akhir pepersiksaan semester untuk dijadikan rujukan dan latihan.
• Merancang dan mengendalikan program kearah membudayakan ilmu , kepimpinan, professional, berakhlak mulia dan gaya hidup sihat.
• Merancang dan mengadakan perbincangan, seminar atau bengkel yang berkaitan dengan pendidikan dan isu semasa supaya mahasiswa mempunyai pengetahuan yang luas dan peka dengan dunia luar.


9) Exco Tadbir & Perhubungan Luar (TPL)
• Membantu Majlis Tertinggi dalam memastikan hal ehwal pentadbiran dan pengurusan persatuan sentiasa teratur dan rapi.
• Menyimpan semua data-data dan maklumat mengenai peraturan-peraturan akademik dan hal ehwal pelajar di dalam kolej supaya mudah menjadi rujukan para mahasiswa.
• Bertanggungjawab mengadakan perhubungan dan menjadi pengantara dengan mana-mana badan atau persatuan di peringkat kebangsaan mahupun antarabangsa.
• Bertanggungjawab menyimpan semua data-data alumni Kolej Tahfiz Al-quran Addin.
• Bertanggungjawab mengadakan program yang dapat menghubungkan antara persatuan dengan persatuan yang lain.
• Bertanggungjawab mengadakan program di peringkat kebangsaan/antarabangsa ataupun yang berkaitan dengan alumni.
• Bertanggungjawab menyimpan semua data-data/maklumat persatuan luar atau universiti luar yang boleh dihubungi agar memudahkan program-program yang memerlukan kerjasama pihak luar.
• Menyampaikan maklumat mengenai program yang dijemput oleh pihak luar kepada Majlis Tertinggi.


10) Exco Dakwah & Tarbiyah (DATAR)
• Menjaga hal ehwal agama dan adab setiap ahli-ahli persatuan dan mahasiswa.
• Memberi galakan dan kesedaran kepada mahasiswa tentang penjagaan sahsiah dan adab yang berlandaskan syariat.
• Menyediakan program-program yang berteraskan sahsiah, insaniah dan kerohanian.
• Menghebahkan setiap aktiviti harian, mingguan, bulanan dan tahunan kepada mahasiswa yang berkaitan kerohanian.
• Bertanggungjawab mengingatkan ahli-ahli persatuan dan mahasiswa mengenai hal ehwal agama atau hal berkaitan kerohanian.
• Bertanggungjawab menyampaikan maklumat dan informasi yang sahih tentang hal ehwal agama atau kerohanian kepada mahasiswa.
• Bertanggungjawab mengadakan program-program dan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kerohanian.


11) Exco Iqtisad & Muamalat (IQIM)
• Bertanggungjawab dalam merangka strategi ke arah keusahawanan.
• Bertanggungjawab menjalankan aktiviti keusahawanan persatuan dan membantu bendahari menambah kewangan untuk persatuan.
• Mengadakan aktiviti keusahawan yang boleh memberi keuntungan kepada persatuan dalam jangka masa panjang.
• Menyimpan semua maklumat syarikat-syarikat bagi memudahkan proses permohonan penajaan dan sumbangan.
• Menyediakan dan mengemaskini penyata kewangan perbelanjaan.


12) Exco Multimedia dan Informasi (MULTISI)
• Bertanggungjawab merangka carta organisasi persatuan dalam bentuk ‘soft copy’ dan ‘hard copy’.
• Menyebarkan info, berita, maklumat atau pengumuman mengenai aktiviti-aktiviti persatuan kepada semua mahasiswa atau pihak luar jika perlu.
• Merangka dan menyediakan poster, banner, bunting atau t-shirt bagi setiap program mengikut persetujuan ahli.
• Mendokumentasikan semua aktiviti persatuan dalam bentuk gambar dan video.
• Bertanggungjawab menjadi ‘admin’ dan menjaga profil di laman sesawang seperti ‘Facebook’, ‘Instagram’ atau laman sesawang yang lain.
• Menyimpan video nyanyian lagu-lagu wajib seperti Negaraku, Yayasan Addin dan sebagainya.
• Menyimpan semua logo persatuan dan logo Kolej Tahfiz Al-quran Addin dan sebagainya.
• Menjadi tempat rujukan ahli persatuan bagi masalah yang berkaitan dengan teknikal atau ICT.
• Mengadakan aktiviti-aktiviti yang berkenaan dengan IT kepada ahli-ahli.